Faktura KSeF może być wystawiona poprawnie nawet wtedy, gdy nie wszystkie pola formularza zostaną wypełnione danymi. Do faktury nie da się załączyć dodatkowych dokumentów, bo KSeF nie daje możliwości dodawania do faktur załączników.
Krajowy System e-Faktur (KSeF), którego używanie stanie się obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT, a pół roku później – dla podmiotów zwolnionych z VAT, wymusza na płatnikach wystawianie niemal wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. To oznacza, że te dokumenty muszą być przygotowane zgodnie z obowiązującym wzorem, zawierać wszystkie wymagane dane i zostać zapisane we wskazanym formacie. Formalna poprawność faktury jest warunkiem, by mogła być ona przyjęta przez KSeF. Jeżeli faktura będzie zawierała błędy, na przykład nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, to zostanie odrzucona z powodu niezgodności struktury pliku ze wzorem logicznym. Dopiero faktura, którą KSeF przyjmie i nada jej numer, będzie uznawana za wystawioną.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, katalog danych, jakie muszą się znaleźć w fakturze, jest określony w ustawie o podatku od towarów i usług. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają na przedsiębiorców nowych obowiązków co do zawartości faktury.
Faktura KSeF: dane obowiązkowe, dane opcjonalne, dane fakultatywne
Dane, jakie płatnicy muszą lub mogą umieszczać w fakturach KSeF da się przypisać do jednej z czterech kategorii.
Dane obligatoryjne. To takie dane, jak np. NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury czy numer faktury. Obowiązek ich umieszczania w fakturze wynika wprost z przepisów. Z kolei ich brak nie pozwala uznać dokumentu XML za fakturę. Dokument bez wypełnionych wszystkich pól obowiązkowych zostanie odrzucony przez KSeF.
Dane, których wpisanie staje się obligatoryjne po wypełnieniu określonego pola na fakturze w konkretny sposób. Na przykład po wskazaniu, że dostawa korzysta ze zwolnienia VAT, w kolejnym polu obowiązkowo należy podać rodzaj tego zwolnienia.
Dane opcjonalne, a więc wymagane tylko dla określonych typów faktur, na przykład dla faktury RR.
Dane fakultatywne. To elementy faktury, które z jednej strony nie wynikają z przepisów VAT, ale z drugiej – stosowanie ich w fakturze nie jest zabronione. Uwzględnienie ich w strukturze faktury wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. Korzystanie z tej możliwości jest całkowicie dobrowolne. Pola przeznaczone do wpisania danych fakultatywnych mogą pozostać niewypełnione, nawet jeśli wystawca faktury posiada takie dane.
Numer KSeF faktury należy podać tylko w przypadku korekty
W Krajowym Systemie e-Faktur każda wystawiona faktura jest automatycznie oznaczana numerem, z którego odczytać można m.in. numer NIP wystawcy i datę wystawienia dokumentu. Ten numer jest nadawany automatycznie przez system kompletnej, poprawnie wystawionej fakturze. Dlatego w schemacie faktury nie przewidziano pola na jego wpisywanie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy płatnik wystawia fakturę korygującą. W schemacie faktury korygujacej znajduje się pole, w którym trzeba umieścić numer KSeF faktury korygowanej.
KSeF nie pozwala dodawać załączników do faktury
ane do KSeF wprowadza się w postaci plików XML, nie ma możliwości, by do faktury ustrukturyzowanej dodawać załączniki. Zamiast tego w treści faktury można umieszczać linki do takich dokumentów czy wpisywać dodatkowe informacje do pól, których wypełnienie jest opcjonalne (DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub StopkaFaktury). Ograniczeniem jest tylko narzucony w schemacie faktury limit znaków, jakie można umieścić w tych polach. W razie potrzeby dodatkowe dokumenty np. protokół odbioru, można przesłać kontrahentowi w inny sposób, poza Krajowym Systemem e-Faktur.
—
Artykuł sponsorowany
Pierwszy raz spotykam się z tym skrótem